Stephen R. Covey presenterar i The 7 habits of highly effective people Time Management Matrix
Målbilden för vad vi vill finns i vårt fokusområde (2) och består av aktiviteter som är viktiga men är inte brådskande (framförhållning, målsättning, relationsskapande, förberedelser, träning, utbildning, egen återkoppling). Om vi prioriterar aktiviteter från detta fokusområde och skapar dagliga rutiner kring dem kommer det leda oss till våra mål och ge oss god balans i vardagen.
Område (1) består av aktiviteter som är brådskande och viktiga och som kräver vår omedelbara uppmärksamhet, som kriser, sjukdomar, akuta problem, deadlines. Kjell Enhager menar i Tänk låsningar och inte lösningar att om vi är i det här område för längre kan vi bli utbrända. Det är ingen fara att vara här en kort tid men om vi är i panikområdet under längre tid leder det ofta till att vi bli fast i en oändlig loop av problem och kriser att hantera. Att bryta detta mönster kräver att vi själva tar ansvar för att ta klivet in i fokusområdet (2) och börjar planera och strukturera på lång sikt hur vi ska hantera kriser.
Ett vanligt mönster är dock att vi istället flyr in området (4), oviktigt och inte brådskande i tron att det är total avkoppling vi behöver för att klara av situationen.
Våra tidstjuvar finns i område (3), aktiviteter som inte är viktiga men som pockar på vår uppmärksamhet, oftast med hög röst, och kan vara hur roliga som helst. Men frågan är om de är viktiga? Oftast handlar det om andra människors småproblem, grupptryck, oviktiga mejl och telefonsamtal, vissa möten osv. Vi upplever ofta stress, gör mycket men åstadkommer ingenting. Om inte vi klarar att säga Nej kommer vi hamna i Panikområde (1)
Så börja med att sortera ut det allra viktigaste och gör din prioriteringslista i fokusområde (2). Det är i detta område som vi är effektiva på lång sikt.
Frågor att ställa:
Vad är det allra viktigste idag? Gör det först
Vad behöver planeras och förberedas just nu?
Vad blir kris sedan om jag inte tar tag i det nu?
Hållbarhet – vad är hållbart på lång sikt?
Hur tar jag hand om mina relationer?
Hur tänker jag energi och vila?
Vad behöver jag utveckla och kunna om 1, 3, 5 år?
